Circolare n.6/2018 - Posta Elettronica Certificata

Data la rilevanza assunta dal sistema di posta elettronica certificata , in breve PEC, per le notifiche di atti giudiziari e le comunicazioni fiscali ed avendo, altresì, constatato alcuni utilizzi non corretti da parte degli operatori economici, abbiamo ritenuto opportuno fornire documentazione e informazioni utili al fine di un utilizzo consapevole e oculato di un tale servizio di posta elettronica.
A riguardo trasmettiamo:
- nostra Circolare n.8/2015;
- vademecum su utilizzo della PEC del 14/12/2016 del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili.
Dal documento redatto dal Consiglio Nazionale qui allegato abbiamo tratto e di seguito riportiamo le dieci regole principali che devono essere osservate per un utilizzo consapevole della PEC.
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DECALOGO
10 SEMPLICI REGOLE DA TENERE A MENTE PER UN UTILIZZO CONSAPEVOLE DELLA PEC
1) ACCERTARSI CHE LA CONFIGURAZIONE DELLA RICEVUTA DI AVVENUTA CONSEGNA PREVEDA QUELLA “COMPLETA”
2) RICORDARSI CHE L’ESITO POSITIVO O NEGATIVO DELL’INVIO VIENE COMUNICATO AL MITTENTE ENTRO 24 ORE
3) VERIFICARE SEMPRE CHE LA PROPRIA CASELLA DI PEC SIA CAPIENTE
4) NON ECCEDERE I LIMITI DIMENSIONALI DEL MESSAGGIO E DEGLI ALLEGATI, ABITUALMENTE PARI A 30 MEGABYTES COMPLESSIVI
5) NON E’ CONSENTITO INDICARE AL REGISTRO DELLE IMPRESE INDIRIZZI PEC DIVERSI DA QUELLO SPECIFICO, UNIVOCAMENTE RIFERITO ALLA SOCIETA’ ISCRITTA (ES: NON E’ POSSIBILE COMUNICARE UN PROPRIO INDIRIZZO IN QUALITA’ DI COMMERCIALISTA DI FIDUCIA COME DOMICILIO DIGITALE DI UN IMPRESA; NON E’ POSSIBILE ALTRESI’ INDICARE LO STESSO INDIRIZZO IN RELAZIONE A DIVERSE SOCIETA’)
6) SOTTOSCRIVERE SEMPRE CON FIRMA DIGITALE LE ISTANZE E LE DICHIARAZIONI PRESENTATE VIA PEC ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE. IN GENERALE, GLI ALLEGATI CHE NECESSITANO DI FIRMA, DEVONO ESSERE SOTTOSCRITTI CON FIRMA DIGITALE IN QUANTO LA PEC E’ ESCLUSIVAMENTE UNA MODALITA’ DI INVIO E NON HA VALORE DI SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI
7) ALLEGARE IN GIUDIZIO, PER DIMOSTRARE L’INVIO O IL RICEVIMENTO DI UN DOCUMENTO TRAMITE PEC:
a. LA STAMPA DELL'ATTO NOTIFICATO IN FORMATO PDF CON FIRMA DIGITALE, SE SI TRATTA DI ALLEGATO;
b. LE RICEVUTE DI ACCETTAZIONE E CONSEGNA COMPLETA DELLA PEC;
c. IL CERTIFICATO DI FIRMA DIGITALE DEL NOTIFICANTE;
d. IL CERTIFICATO DI FIRMA DEL GESTORE DI PEC.
8) ADOTTARE SISTEMI DI CONSERVAZIONE A NORMA DELLE PEC E DEGLI ALLEGATI, EVITANDO LA SEMPLICE ARCHIVIAZIONE DEI FILE SU PC E/O LA STAMPA DELLE RICEVUTE. IN PARTICOLARE:
a. PER LE PEC INVIATE: CONSERVARE LA “RICEVUTA DI CONSEGNA COMPLETA” FORMATA DAL FILE “POSTACERT.EML”, CONTENENTE IL MESSAGGIO ORIGINALE, COMPLETO DI TESTO ED EVENTUALI ALLEGATI E IL FILE “DATICERT.XML” CHE RIPRODUCE L’INSIEME DI TUTTE LE INFORMAZIONI RELATIVE ALL’INVIO (MITTENTE, GESTORE DEL MITTENTE, DESTINATARI, OGGETTO, DATA E ORA DELL’INVIO, CODICE IDENTIFICATIVO DEL MESSAGGIO).
b. PER LE PEC RICEVUTE: CONSERVARE LA BUSTA DI TRASPORTO CON IL FILE “POSTACERT.EML” E IL FILE “DATICERT.XML”
9) RICORDARE CHE LA CONSERVAZIONE A NORMA E’ NECESSARIA PER LE PEC CON ALLEGATI SOTTOSCRITTI CON FIRMA DIGITALE: SOLO COSI E’ POSSIBILE MANTENERE IL VALORE LEGALE DI SCRITTURA PRIVATA DEGLI ALLEGATI ANCHE OLTRE L’EVENTUALE SCADENZA DEL CERTIFICATO DI SOTTOSCRIZIONE (QUEST’ULTIMO, DI NORMA, NON HA DURATA SUPERIORE A TRE ANNI)
10)  COMUNICARE TEMPESTIVAMENTE EVENTUALI VARIAZIONI DELL’INDIRIZZO PEC ALL’ORDINE DI APPARTENENZA: TUTTE LE PA, COMPRESE L’AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA E L’AUTORITA’ GIUDIZIARIA, ESEGUONO LE PROPRIE NOTIFICHE ALL’INDIRIZZO INI-PEC DEL PROFESSIONISTA