Conservazione sostitutiva dei documenti fiscali e fattura elettronica

Il processo di dematerializzazione della documentazione fiscale ha subito recentemente una notevole accelerazione con la pubblicazione del decreto ministeriale del 17 giugno 2014 per la conservazione dei documenti fiscali, e con la Circolare 18/E del 24 giugno 2014 in tema di fatturazione elettronica.
Tali disposizioni semplificano fortemente gli adempimenti richiesti per la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, agevolando anche il pagamento dell’imposta di bollo.

Modalità di conservazione

Il provvedimento, in vigore dallo scorso 27 giugno, sostituisce integralmente il D.M. 23 gennaio 2004, che resta valido unicamente per i documenti già conservati alla data di entrata in vigore del nuovo decreto.
Il D.M. del giugno 2014 ha introdotto alcune rilevanti novità  sulle modalità di conservazione, disponendo che la conservazione di documenti informatici, comprensivi di copie informatiche  e di copie per immagine di un documento analogico, richiede l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. In altri termini deve essere inserita una marcatura temporale a sigillo del pacchetto oggetto di conservazione. Il contenuto del pacchetto può essere composto da più file, come ad esempio un lotto di fatture elettroniche. Tale processo, in base alle nuove disposizioni,  va completato entro tre mesi dalla scadenza della presentazione della dichiarazione dei redditi annuale. Sono pertanto eliminate le previsioni di conservazione quindicinale dei documenti che rendevano la precedente procedura eccessivamente rigida e di difficile attuazione. Inoltre non va più inviata alle Agenzie fiscali l’impronta dell’archivio, ma sarà sufficiente indicare in dichiarazione dei redditi di avere optato per la conservazione elettronica dei documenti fiscali.
Per il pagamento dell’imposta di bollo, infine, è previsto un unico versamento entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio. Le fatture elettroniche, quando assoggettate ad imposta di bollo, dovranno contenere un’apposita annotazione  di assolvimento dell’imposta secondo le nuove regole del D.M. 17.06.2014, non essendo più contemplato l’assolvimento in modo virtuale.
Per quanto riguarda la conservazione dei documenti informatici, il D.M. stabilisce che devono rispettare le vigenti disposizioni in materia di tenuta della contabilità, in modo da consentire le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici almeno in base ai dati anagrafici e fiscali.
Il contribuente può decidere di conservare la propria documentazione all’estero, anche attraverso intermediari. In questo caso, devono comunque essere applicate le regole di tenuta e conservazione nazionali, consentendo all’Amministrazione finanziaria di accedere ai documenti e di ottenerne l’acquisizione. Per far fronte a tali adempimenti occorre comunicare il luogo di conservazione (elettronica) dei documenti nei modelli di comunicazione AA7 e AA9 riportando gli estremi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti.

Verifiche fiscali

Ai fini fiscali i documenti informatici devono presentare le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità ed utilizzare i formati previsti dalla legge in materia. La presenza delle citate caratteristiche è richiesta dal momento dell’emissione del documento elettronico  fino al temine del suo periodo di conservazione: pertanto le fatture elettroniche devono obbligatoriamente essere conservate nel rispetto delle disposizioni per l’archiviazione sostitutiva di cui al D.M. in commento.
Nel caso in cui i documenti siano conservati elettronicamente, varieranno talune modalità di esecuzione della verifica, ferme restando le attribuzioni dei poteri dell’Amministrazione finanziaria e le garanzie del contribuente.
La differenziazione principale consiste nella previsione che il contribuente debba essere in grado di eseguire la stampa dei documenti conservati alla presenza degli organi verificatori.
Infatti, in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico. Si considererà rifiuto, non più sanabile con le relative conseguenze previste dalla legge, l’ipotesi di accesso negato ai dati per effetto di mancata installazione delle apparecchiature elettroniche che consentano lo svolgimento della verifica, la mancata rivelazione dei codici di accesso agli archivi, ecc..